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We hereby confirm that Mr. Zhang San, the visa applicant, whose national passport number is G88888888, has been working for the Department of Education of XX Province (abbreviated to XPDE hereinafter) as a civil servant for fifteen years since July 1993 and has heretofore kept a good record of performance. The current title of Mr. Zhang is Vice-Director of Division of Legal Affairs, XPDE and his current salary (after-tax) is five thousand and five hundred Renminbi yuan (CNY 5,500) per month.

Mr. Zhang applied for a leave of 7 days from 1^st to 7^th October 2008 for his vacation that he planned to spend in your country at his own expense. He assures to comply with UK laws when in your country and return to his position when the vacation is over. We have approved his application and made sure that we will reserve his position and salary during his leave.

Please kindly afford him any appropriate assistance concerning visa affairs in case of need. If any questions, please do not hesitate to contact the Division of Personnel, XPDE at +86 (10) 8678-5588 ext. 1234.

Sincerely,

Division of Personnel

Department of Education of XX Province

(Sealed)

（注：企业及民间团体等非政府机构可以不用中文，直接用英文，在本单位专用信笺上打印。红色部分为申请者根据自身具体情况，应修改的地方。）

※兴隆股份有限公司

地址：XX省XX市XX区XX路888号兴隆大厦邮编：800000

电话：(088) 8788-6688 传真：(088) 8788-5588

网址：www.xinglong.com 电子函件：service@xinglong.com

Department of Human Resource

XINGLONG INC.

28^th May 2008

VISA OFFICE

AUSTRALIAN EMBASSY大使馆 / CONSULATE领事馆

To whom it may concern

Dear Sir or Madam:

We hereby confirm that Mr. Zhang San, the visa applicant, whose national passport number is G88888888, has been working for Xinglong Inc. for fifteen years since July 1993 and has heretofore kept a good record of performance. The current title of Mr. Zhang is Deputy General Manager of the Department of Sales and his current salary (after-tax) is fifteen thousand and five hundred Renminbi yuan (CNY 15,500) per month.

Mr. Zhang applied for a leave of 7 days from 1^st to 7^th October 2008 for his vacation that he planned to spend in your country at his own expense. He assures to comply with Australian laws when in your country and return to his position when the vacation is over. We have approved his application and made sure that we will reserve his position and salary during his leave.

Please kindly afford him any appropriate assistance concerning visa affairs in case of need. If any questions, please do not hesitate to contact Li Si, the Department of Human Resource at +86 (88) 8788-6688 ext. 1234.

Sincerely,

Li Si （人事部门负责人签名）

Manager of Department of Human Resource

Xinglong Inc. （公司盖章）

单位证明函撰写说明：

单位出具的《在职及收入证明函》几乎可以说是签证申请中的核心材料之一。格式、内容规范，措辞郑重、得体的信函，可以从一个侧面表现出申请者所在单位的良好形象，给签证官留下较好的印象，起到为申请加分的作用。

一、办理签证所要求的内容要素必须完整

外国驻华使、领馆一般要求单位证明函包含以下内容：

1．单位确认申请者姓名、护照号、在本单位工作年限、现任职务、现工资水平等；

2．单位确认申请者此行是公费，还是自费；

3．单位确认是否担保在申请者出国期间，为其保留职位和工资。

以上是单位证明函内容的一般要求。而不同类型单位的证明函出具也有不同的讲究。

二、国家机关出具证明函的规范

国家机关包括各级人民代表大会及其常务委员会（也就是我国的各级议会）、政府机关和司法机关。一般来说，国家机关的公务员工作和收入都相当稳定，有利于签证办理。但是千万不要被内容不完整、形式草率的单位证明函给拉后腿。

国家机关出具证明函应注意以下几点：

1．中国是一个主权国家；汉语言文字是国家的官方语文。而依照外交规范，国家机关向外国政府及其派出的使节出具的公函，也属于外交照会的范畴。因此，国家机关出具证明信，只出具中文版本，并加盖公章，作为正式的语言版本；英文翻译稿不盖章，附在中文正本后面，作为非正式附件，以方便使馆领事人员阅读理解。

2．信函要打印在单位套头印刷的专用信笺上。如果有外文版的外事专用信笺就更好。公章可盖人事部门的部门章，也可加盖单位公章。

3．英文稿既然是非正式附件，就不用打印在单位套头印刷的专用信笺上，可打印在空白的A4纸上，且不盖章，也不签名。但仍应采用正式公文体的格式、字体和措辞（如“whereas鉴于”、“hereby兹/特此”、“hereinafter以下/下文”等公文用的文绉绉的“拽”词可以适当运用）。

4．无论是中文稿，还是英文稿，我方、外方的国号、政府机构名称都必须规范。如英国的全称是“大不列颠及北爱尔兰联合王国the United Kingdom of Great Britain and Northern Ireland”。

要弄清楚对方是驻华大使馆（embassy）还是驻某个城市的领事馆(consulate)，级别是不一样的。

各国的规范英文全称附在本文后面。

如果实在搞不准规范的国号全称，可以用规范的简称，如：Embassy of the Commonwealth of Australia（澳大利亚联邦驻华大使馆），可以简称为Australian Embassy in China；但英国大使馆不可以简称为British Embassy，应为Embassy of the United Kingdom；美国大使馆不可以简称为American Embassy，而是Embassy of the United States，或U. S. Embassy。

各级国家机关、公务员职务的名称，都有其对应的规范的英文名称。外交部曾经发布过规范译名。现附于本说明之后。

以上是国家机关出具外事证明函的一般外交规范。一般来说，地、市级以上国家机关都设有外事办公室。具体的外事公文规范，以外事办的解释为准。

三、民间机构出具证明函的要求

民间机构出具的函件，规格不必像国家机关的那样正式。但所要求的内容要素一样也不能少。

格式上，也显得郑重一些，采用一般商业公函的格式。措辞上可以免去政府公文的一些文绉绉的“拽”词儿，显得更加简洁、更加straight一些。

对外国驻华使馆的英文称呼可以不用全称，但一定要用规范的简称。如，英国驻华大使馆，可以简称Embassy of the United Kingdom（英国正式的全称是the United Kingdom of Great Britain and Northern Ireland），或Embassy of the UK，不要用不规范的British Embassy；美国大使馆，可以简称Embassy of the United States（美国全称the United States of America），或者U. S. Embassy，不要用American Embassy。

民间职业、职位、职称等实在太多，本文无法一一列举。驴友可参考以下帖子，那里上传了一份长达53页的职位、职称大全（但是注意里面的许多国家公务员职务名称是不规范的，不要采用）：

附录一：公务员职务名称规范英文译名列表

中共中央总书记 General Secretary, the CPC Central Committee

政治局常委 Member, Standing Committee of Political Bureau, the CPC Central Committee

政治局委员 Member, Political Bureau of the CPC Central Committee

书记处书记 Member, secretariat of the CPC Central Committee

中央委员 Member, Central Committee

候补委员 Alternate Member

…省委/市委书记 Secretary, …Provincial/Municipal Committee of the CPC

党组书记 secretary, Party Leadership Group

中华人民共和国主席/副主席 President/Vice President, the Peoples Republic of China

全国人大委员长/副委员长 Chairman/Vice Chairman, National People's Congress

秘书长 Secretary-General

主任委员 Chairman

委员 Member

（地方人大）主任 Chairman of Local People's Congress (of…地名)

人大代表 Deputy to the People's Congress

国务院总理 Premier of the State Council

国务委员 State Councilor

秘书长 Secretary-General

（国务院各委员会）主任 Minister in Charge of Commission for …

（国务院各部）部长 Minister

（中国人民银行）行长 Governor (of the People's Bank of China)

（审计署）审计长 Auditor-General (of the National Audit Office of P. R. China)

（司法部）部长 Attorney-General (of the Ministry of Justice of P. R. China)

部长助理 Assistant Minister

司长 Director General (of the Department of …)

（中央政府副部级）局长 Director General

省长 Governor (of … Province)

常务副省长 Executive Vice Governor

自治区人民政府主席 Chairman, Autonomous Regional Peoples Government

（××厅）厅长 Director General (of the Department of …)

地区专员 Commissioner (of Prefecture of … 地区名)

香港特别行政区行政长官 Chief Executive, Hong Kong Special Administrative Region

市长/副市长 Mayor/Vice Mayor

区长 Chief Executive (of … District Government)

县长 Chief Executive of County Government

乡镇长 Chief Executive of Township Government

秘书长 Secretary-General

（地方政府）办公厅主任 Director of General Office

（地方政府部委办）主任 Director

处长/副处长 Division Director/Deputy Division Director

（副）科长/股长 (Deputy) Section Chief

主任科员 Principal Staff Member

副主任科员 Senior Staff Member

科员 Staff Member

办事员 Clerk

发言人 Spokesman

顾问 Adviser

参事 Counselor

巡视员 Inspector/Monitor

特派员 Commissioner

人民法院院长 President, Peoples Courts

人民法庭庭长 Chief Judge, Peoples Tribunals

审判长 Chief Judge

（助理）审判员 (Assistant) Judge

书记 Clerk of the Court

法医 Legal Medical Expert

法警 Judicial Policeman

人民检察院检察长 Procurator-General, People's Procuratorate

检察员 Procurator

助理检察员 Assistant Procurator

监狱长 Warden

律师 Attorney at Law（不用lawyer，那是泛称）

公证员 Notary Public

总警监 Commissioner General

警监 Commissioner

警督 Supervisor

警司 Superintendent

警员 Constable

附录二：世界各国与地区英文全称及简称（按汉语拼音音序）

阿尔巴尼亚 Albania AL 阿尔巴尼亚共和国 Republic of Albania

阿尔及利亚 Algeria DZ 阿尔及利亚民主人民共和国 Democratic People's Republic of Algeria

阿富汗 Afghanistan AF 阿富汗伊斯兰国 Islamic State of Afghanistan

阿根廷 Argentina AR 阿根廷共和国 Republic of Argentina

阿联酋 United Arab Emirates AE 阿拉伯联合酋长国 United Arab Emirates

阿鲁巴 Aruba AW 阿鲁巴 Aruba

阿曼 Oman OM 阿曼苏丹国 Sultanate of Oman

阿塞拜疆 Azerbaijan AZ 阿塞拜疆共和国 Republic of Azerbaijan

埃及 Egypt EG 阿拉伯埃及共和国 Arab Republic of Egypt

埃塞俄比亚 Ethiopia ET 埃塞俄比亚联邦民主共和国 Federal Democratic Republic of Ethiopia

爱尔兰 Ireland IE 爱尔兰共和国 Republic of Ireland

爱沙尼亚 Estonia EE 爱沙尼亚共和国 Republic of Estonia

安道尔 Andorra AD 安道尔公国 Principality of Andorra

安哥拉 Angola AO 安哥拉共和国 Republic of Angola

安圭拉 Anguilla AI 安圭拉 Anguilla

安提瓜和巴布达 Antigua and Barbuda AG 安提瓜和巴布达 Antigua and Barbuda

奥地利 Austria AT 奥地利共和国 Republic of Austria

澳大利亚 Australia AU 澳大利亚联邦 Commonwealth of Australia

澳门 Macau CN 中国澳门特别行政区 Macau, Special Administrative Region of China

巴巴多斯 Barbados BB 巴巴多斯 Barbados

巴布亚新几内亚 Papua New Guinea PG 巴布亚新几内亚独立国 Independent State of Papua New

Guinea

巴哈马 Bahamas BS 巴哈马联邦 Commonwealth of the Bahamas

巴基斯坦 Pakistan PK 巴基斯坦伊斯兰共和国 Islamic Republic of Pakistanv

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